贝莱特空调有限公司

办公自动化系统提升管理效率

办公自动化系统提升管理效率

   随着以计算机技术、通讯技术为代表的信息技术的发展,办公自动化在企业的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用。人类社会正在进入知识经济时代, 随着经济全球化的发展,企业要走上国际化发展道路,其分支机构、合作伙伴遍布全球,与不同国家、不同地区之间的大量业务往来,形成异地办公的诉求;人员流动增多,形成移动办公的诉求;信息与知识是企业占主导地位的资源。信息和知识是否能充分发挥作用,直接关系到企业的创造能力与管理效率。人们要求办公自动化系统能适应不断变化的办公需求。办公自动化系统要如何发展才能满足用户不断增长和变化的需要,成为我们亟待解决的问题。

中大贝莱特集团发展十多年来,从最初的艰难创业到如今的中国大企业集团最具竞争力500强企业;从最初的无名小企业发展成为今天拥有多家分公司,占据国内、国外产品市场的中国驰名商标名牌的庞大集团。总公司占地面积1000亩,七个生产车间、数十条先进生产线,主营产品:中央空调、压滤机、净化设备、风机及水箱等配套设备。与国内多家大专院校和科研院所有着密切的合作,建立校企专业实习基地。随着中大贝莱特集团的多元化发展与壮大,企业规模日益庞大、员工众多、办公地点分散,整体的管理复杂度不断提高,信息处理不及时,沟通不畅,协同工作效率低下等问题表现得日益突出,已经影响到集团战略更加快步有效的向前推进。  

一、OA方案的选择

针对企业中出现的问题,中大贝莱特集团决定要构建一个以先进的网络化业务平台,以协同办公为核心,整合综合信息服务,将电子邮件、信息查询、日常办公、决策支持融为一体,构建集团办公自动化系统,实现集团内信息无缝流传与传递,提高企业的执行力、决策力和应变力,并能够根据今后不断发展的业务与管理需求进行灵活扩展,随需应变。因此对企业来说,OA的引进非常重要,其OA平台将是以GPRS(General Packet Radio Service)网络为承载,全面支持各种主流办公系统,支持手机、PDAPC等终端设备对企业内部办公系统的实时访问,将信息沟通和数据传递到国内外任何一个有手机信号的地方,用户使用该平台如同在一个移动办公室里工作。因此融协同、知识管理、个性化门户访问、良好的企业文化、系统整合和灵活的业务流程整合于一体的异地办公、移动办公、家庭办公等等将成为OA发展的主要趋势。

OA产品引进ezOffice协同办公自动化平台,建立统一的用户访问入口,提升企业的协同工作能力,形成对业务流程和信息资源的有效管理。

OA产品技术架构选用当前主流大型软件所通用的J2EE架构进行设计和系统开发,采用多层架构的B/S结构,采用JAVA语言和技术,支持ORACLEDB2等大型的主流数据库,支持WindowsUNIX以及Linux等操作系统。

二、OA在企业管理中应用

中大贝莱特集团有限公司于20036月引进了ezOffice协同办公自动化平台,2003年年底正式使用。办公自动化软件(OA)在中大贝莱特集团管理中的应用主要包括:知识管理、流程管理、公文管理、资源管理、办公事务、协同办公、内部论坛、内部电子邮件等功能,可以完成网上协同办公,及时发布信息,加强沟通,查阅文件档案,实现公文的无纸化传递,提高工作效率。

1.知识管理:

知识管理是企业内部综合的知识共享和交流平台,用户利用该平台根据单位实际情况快速建立一个企业内部信息网站,栏目频道可由系统管理员通过后台管理系统快速建立。

系统管理员可赋权各栏目的信息发布者,各信息发布者发布信息时可指定专门的审批人,信息经审批后方可发布,也可直接发布。信息发布者可指定具体信息的可查看人,可将信息指定到某些部门或某些人查看。同时在知识管理的模块下,各个部门也可以建立自己的部门信息主页,部门主页信息由部门管理员维护。

知识管理模块可实现知识的积累、共享、利用与创新的全程管理,为企业内部信息发布及传播提供场所,使企业的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播;收集企业的各类信息资源,文档资料,专家技能,形成内部的知识库,实现知识的快速传播与共享,从而提高团队的学习能力,快速响应能力,提高员工技能素质;通过对企业内的各类文档进行归类管理、版本控制和权限管理,使员工能快速地获得需要的文档。

多维立体化相互关联的信息管理,无论信息的来源、结构和存储方式,都可通过统一知识管理平台进行审核、编辑、分析,并按目标分发到外部门户和内部门户。

2 流程管理

流程管理对公办过程中的流程进行定义。流程管理主要功能实现公司各类文件、表格的存档和管理,由管理员建立按照公司组成系统的分类建立办公流程(如:技术系统模块、生产系统模块等),建立流程中所有的表单,同时对每一步流程的节点环节进行定义,普通用户在前台办公过程中从办公自动化流程中实现办公事务的应用。工作流程实现用户传统手工办理流程的电子化。图形化的流程设置、灵活的智能表单创建,快速实现各类复杂的流程定制。协同管理平台实现跨部门、跨单位、多人员、多任务的协同工作,在统一规划统一调度和高效交流下完成,以强大的系统工作流引擎以及自定义平台工具为基础,创建协同管理平台,打造高协同工作组织,实现共同目标。

3 公文管理

公文管理包括收文管理、发文管理和公文查询,提供了从收文登记、收文的拟办、批示、承办,发文的拟稿、核稿、会签、签发、形成发文文件等全自动办理功能。

4 资源管理

可设计调查的问卷,并可指定调查的范围,调查的类型可以是单选也可以是多选;可以进行小车管理,可以维护、申请车辆,查看车辆使用状态,保养和费用支出统计报表及其它需要的统计报表。领导日程安排:可以记录一周或更长时间内领导的日程安装,以供查询。

5 协同办公

协同办公为企业内部不同岗位的工作人员提供日常办公、事务处理、分工协作的平台,方便进行工作流的建立与管理,实现安全高效的公文流转和工作流程。建立方便、稳定、安全的协作工作平台,实现可定制的工作流和多种形式的内容发布系统;为企业内部各部门提供对办公过程的管理和监控工具。该平台的搭建,是协同工作和信息共享的实现手段,能提供强大的信息处理功能和简单易用的用户界面,方便用户快速掌握,不断提高应用效率。

每个员工都是一个办公节点,所有与自己工作相关的信息和资源都可以直接得到。各个节点连接在一起形成一张动态的协同工作网,该办公网以人为中心,以信息为血液,以工作流为桥梁,信息共通,反应敏捷,严谨高效,完全实现协同办公。

6 档案管理

具备档案的登录、分类、组卷、案卷维护、统计查询管理。所有流程最终流转完成后都会归档到档案库中,不同的流程在档案库中均设有相应的库位存放,便于不定期查阅。

档案的登录可以将系统中已有的收发文自动转化为档案登录文件。根据规则对案卷进行分类、组卷。对已经形成档案的文件可以修改、分卷、全卷及卷内文件调整及排序。可生成案卷目录、卷内目录、分类目录、全引目录、专题目录、案卷封面、硬盒、案卷脊背、卷内备考表、著录卡片、销毁清册等。

7.内部论坛

论坛是企业级内部BBS,由管理员在后台设定讨论区并设定相应讨论区的版主。版主可以删除帖子,回复帖子、按关键词进行模糊查询等功能,员工可在此交流意见或想法。BBS是员工之间相互沟通和协作的畅通渠道。在这里员工可提出问题,答复他人的问题,也可就某个问题共同参与,展开讨论,交流感情等。系统考虑到管理的方便对所发表帖子进行实名跟踪与IP的跟踪,即系统自动记录发帖人的实名及IP地址。

系统考虑到各部门之间办公的独立性,可设立企业级BBS及部门级BBS,企业级BBS对所有人都公开,部门级BBS对部门内部公开或对部门内部某个小组成员公开。

8.个人秘书(桌面、日程、工作计划、收藏、备忘录和信使服务)

桌面

用户进入办公系统的第一页,在此用户可看到最新通知、最新新闻、自已待处理的事务,今日日程安排、新邮件,及反馈信息列表。一天的工作安排一目了然。

日程

日程安排功能模块可以管理个人的时间表和与他人共同协作的共享的时间表。个人时间表提供增加、修改、删除、查询和提醒功能,让您在百忙之中井井有条地安排和处理各种事务,不会遗漏任何设定好的事务,提高工作效率减少差错。与他人共同协作的共享时间表可以使团队合作更加紧密,每个人在完成某项任务之后,可及时填写处理结果,让整个团队随时了解工作进展情况。

名片

存放个人的名片薄资料。可对个人的名片分组,可按用户名等多关键字查询。可把自己的名片薄共享至团队。

收藏

个人的资料库,可设置收藏类别,收藏自己关注的文章资料,网址链接等内容。

备忘录

记录自己的备忘的信息,可共享至其他人。

信使服务

当用户有新邮件,新催办,新文件等时提示用户,起提醒作用。系统未打开时也可通过安装客户端插件来提示用户。

三、OA应用成效

中大贝莱特集团办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)技术,通过B/S架构,利用Internet/Intranet实现网络办公。基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。OA使中大贝莱特实现了流程的规范、优化和自动化,实现公共信息的整合管理,建立通畅的信息流通渠道,有效沟通信息孤岛,增强管理执行力,建立先进的员工办公平台,实现分布式协同办公,通过协同办公,最大限度的整合企业的人力、物力、财力,实现系统的最大应用价值,体现连接(Connection)、沟通(Communication)、协同(Collaboration)、监控(Control)的

4C

应用。办公自动化(OA)在企业管理中的应用,使中大贝莱特集团管理水平上了一个新台阶,2004年到2006年连续三年中大贝莱特集团走过了一个又一个行业新高,创造了中央空调行业的辉煌历程,先后获得“贝莱特”中国驰名商标、“中国大企业集团最具竞争力500强企业”

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点击次数:  更新时间:2014/7/23 10:21:32  【打印此页】  【关闭
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